אז עברתם דרך ארוכה, סיימתם את לימודי המשפטים שלכם ואת תקופת ההתמחות הנדרשת לאחר מכן, עברתם בהצלחה אחרי מאמצים רבים את מבחני הלשכה, וכעת החלטתם לעשות את הצעד ולפתוח משרד עצמאי משלכם בעצמכם או עם שותפים נוספים. קודם כל אין ספק כי מדובר על צעד מעולה, ושמי שרוצה להצליח באמת ולבנות שם טוב ומוניטין חיובי וכמובן להתפרנס טוב יותר חייב לשקול את האפשרות של דרך עצמאית, אך חשוב לזכור שזה בהחלט מצריך מכם לא מעט מאמץ שלא הייתם נדרשים אליו בהכרח לו הייתם בוחרים לעבוד כשכירים במשרד של מישהו אחר. מעבר לעובדה שהדבר הזה מצריך מכם להתמקצע ולשאוף תמיד להיות הטובים ביותר בתחום העיסוק הספציפי בו בחרתם, זה גם מצריך מכם לא מעט התארגנות לוגיסטית שחלק גדול ממנה הוא קביעת פגישות וארגון של לוח הזמנים שלכם. כמובן שהעסקת מזכיר או מזכירה במשרה מלאה זה צעד יקר ולא תמיד משתלם, אבל זה לא אומר שאי אפשר ליהנות מהשירותים הללו ואנו רוצים לבחון האם האפשרות של מזכירה וירטואלית אכן מתאימה למשרדי עורכי דין.
מה זה בכלל מזכירה וירטואלית?
כדי להבין האם מדובר על שירות מעולה שיכול להועיל למשרדים של עורכי דין, צריך להבין קודם כל על מה בכלל מדובר ומה בעצם עושה מזכירה וירטואלית. אלו הם השירותים שהיא מציעה:
- ניהול תשלומים שוטף מול ספקים ולקוחות, כולל כמובן חזרה ללקוחות שטרם שילמו וסגירת תשלומים דחופים מול הספקים.
- מענה שוטף לכל הטלפונים מהלקוחות וגורמים נוספים.
- תיאום כולל של פגישות בצורה מסודרת ביומן תוך סנכרון בין כל עובדי המשרד.
- חזרה ללידים ולקוחות פוטנציאלים על מנת לוודא שאף עבודה חשובה לא נופלת בין הכיסאות.
- סיוע נוסף בכל תחום המצריך עזרה.
מסייעת עם כל המשימות הקטנות
על פניו, כשאתם מסתכלים באופן ספציפי על כל אחת מהמשימות הללו, הן עשויות להיראות לכם כמו משימות קטנות ואולי אפילו כאלו שאינן משמעותיות. כשיורדים לעומק הדברים ומסתכלים על כל הדברים הללו יחד, מגלים כי מדובר על לא מעט עבודה וזהו היתרון המשמעותי ביותר של מזכירה וירטואלית. היא בעצם תסגור לכם הרבה פינות ותאפשר לכם ולשאר העובדים במשרד להתפנות ללב העבודה ולדברים החשובים ביותר מבלי לבזבז את הזמן על משימות טכניות.
סדר וארגון הם המפתח להצלחה
זהו למעשה הערך החשוב ביותר שנותנת לכם המזכירה הווירטואלית. היא תענה לכל הטלפונים, תקבע את כל הפגישות, תזיז אותן במקרי הצורך ותדאג לתיאום מלא בין הגורמים השונים במשרד. חוסר סדר הוא מכשלה של עסקים רבים ולא רק של משרדי עורכי דין, ונראה שבמשרדי עורכי דין זה משהו חשוב אפילו יותר. המזכירה הווירטואלית יכולה לגרום לעסק שלכם לתקתק כמו שעון.
למה מזכירה וירטואלית ולא מזכירה רגילה?
בשלוש מילים – החיסכון הכספי המושלם. אמנם המזכירה מורידה הרבה עומס של עבודה מהמשרד, אבל לרוב לא מדובר על נפח עבודה שמגיע לאחוזי משרה מלאה וזה בהחלט לא משתלם להעסיק עובד לצורך העניין הזה ועל הדרך לשלם הוצאות נוספות כמו מס הכנסה, ביטוח לאומי, ביטוח בריאות וכן הלאה.
לעומת זאת, מזכירה וירטואלית נותנת שירותים במיקור חוץ וכך אפשר לשלם אך ורק על השירותים שמקבלים ולא מעבר לכך. עם הסדר והארגון שהיא יכולה להכניס למשרדי עורכי דין, מדובר בלי ספק בהשקעה חכמה שתאפשר להגדיל הכנסות.
לסיכום – מדובר בלי ספק על פתרון נוח, יעיל ומשתלם בשביל משרדי עורכי דין.
